Was ist ein KI-Agent? KI-Agenten für KMU erklärt

Was ein KI-Agent konkret tut

Ein KI-Agent bekommt eine Aufgabe in normaler Sprache, zum Beispiel: "Bereite die Antwort auf die Anfrage von Firma Meier vor und leg den Entwurf ins Postfach." Er zerlegt die Aufgabe in Schritte. Er sucht die Mail, liest den Anhang, holt die Preisliste aus der Ablage, schreibt den Entwurf und legt ihn ab. Jeder dieser Schritte ist ein Werkzeug-Aufruf: Postfach lesen, Datei öffnen, Dokument erstellen.

Der Unterschied zu einem Sprachmodell im Chat liegt in dieser Schleife. Ein Modell antwortet einmal auf eine Frage. Ein Agent prüft nach jedem Schritt, ob das Ziel erreicht ist, und ruft sonst das nächste Werkzeug auf. Fehlt eine Information, sucht er sie. Scheitert ein Aufruf, versucht er einen anderen Weg oder meldet den Fehler.

Drei Bausteine machen einen Agenten aus. Erstens das Sprachmodell, das plant und formuliert. Zweitens die Werkzeuge, jedes mit einer klaren Beschreibung, was es tut und was es braucht. Drittens der Kontext: die Unterlagen, das Postfach, die Vorlagen des Betriebs. Ohne Werkzeuge ist es ein Chatbot. Ohne Kontext antwortet er allgemein statt zum eigenen Betrieb. Wie ein Agent grosse Datenmengen liest, ohne sein Kontextfenster zu sprengen, erklärt die Seite Context Engineering.

Was ein Agent nicht ist: ein Mitarbeiter, der Verantwortung trägt. Er bereitet vor. Ob die Antwort an Firma Meier rausgeht, entscheidet die Person, die den Entwurf liest.

KI-Agenten im Schweizer KMU: fünf Abläufe aus dem Alltag

KI-Agenten lohnen sich im KMU dort, wo eine Arbeit oft vorkommt, die Unterlagen schon im Betrieb liegen und am Ende eine Person entscheidet. Die folgenden fünf Abläufe kann der KI-Agent von Vectoryon heute übernehmen. Bei jedem steht, was der Agent tut und wer freigibt.

Erstens die Kundenanfrage. Eine Anfrage kommt per Mail in Outlook. Der Agent liest sie samt Anhang, legt den Kontakt im CRM an, prüft im ERP, ob Material und Kapazität reichen, und bereitet die Offerte vor. Dann hält er an. Die zuständige Person prüft den Entwurf und gibt ihn frei, erst danach geht die Offerte an den Kunden.

Zweitens die Vorbereitung eines Termins. Auf den Auftrag «Bereite mein 10-Uhr-Meeting vor» holt der Agent den Termin aus dem Kalender, die letzten Mails des Kunden und die offenen Aufgaben und schreibt eine Seite Zusammenfassung. Er verändert dabei nichts. Die Person liest und entscheidet, was sie im Gespräch verwendet.

Drittens die Aufgabenliste. Die fertige Automation «Projekt- und Task-Updates» liest Mail, Kalender und Ablage und schlägt vor, welche Aufgaben neu, fällig oder erledigt sind, jeweils mit Quelle und Begründung. Übernommen wird ein Vorschlag erst, wenn die Person ihn bestätigt.

Viertens die Zeiterfassung. Auf «Trag die Stunden von heute auf das Projekt ein» bucht der Agent die Stunden, zeigt den Eintrag und fragt nach, wenn etwas unklar ist. Löschen geht nur, wenn die Person die Bestätigung anklickt.

Fünftens der Rapport im Handwerksbetrieb. Ein Foto des unterschriebenen Regie-Rapports wird hochgeladen. Der Agent liest Datum, Namen, Stunden und Material, trägt sie in die Rapport-Tabelle des Projekts ein und macht daraus einen Entwurf für die Regie-Rechnung. Rechnungsstellung und Versand bleiben beim Betrieb.

Allen fünf Abläufen ist gemeinsam: Der KI-Agent bereitet vor, ein Mensch gibt frei. Jeder Schritt wird mit Zeitpunkt, System und Freigabe protokolliert. Wo eine Entscheidung Fachwissen braucht, etwa ein Preis ausserhalb der Norm, bleibt sie bei der Person im KMU.

KI-Agent, KI-Assistent, Chatbot, Workflow: die Abgrenzung

Ein Chatbot beantwortet Fragen aus einem festen Wissensbestand. Er ruft keine Werkzeuge auf und kennt die Unterlagen des Betriebs nicht. Typisch: der Frage-Antwort-Kasten auf einer Website.

Ein KI-Assistent arbeitet auf den Daten des Betriebs und bereitet auf Zuruf ein Ergebnis vor: eine Antwort, einen Entwurf, eine Auswertung. Er ruft Werkzeuge auf, aber ein Schritt pro Auftrag, und die Person führt. Das ist heute der häufigste Einsatz im KMU. Was ein Assistent genau leistet, steht auf der Seite KI-Assistent.

Ein KI-Agent nimmt ein Ziel statt eines Schritts. Er reiht mehrere Werkzeug-Aufrufe selbst aneinander und arbeitet, bis das Ziel erreicht ist. Er kann zeitgesteuert laufen, zum Beispiel jeden Morgen das Postfach sichten und Aufgaben vorschlagen.

Ein Workflow, etwa in einer Automatisierungs-Software, folgt einem festen Prozess, den jemand vorher gezeichnet hat: wenn Mail mit Anhang, dann ablegen, dann benachrichtigen. Zuverlässig, aber starr. Ein Agent entscheidet den Prozess selbst, dafür ist er weniger vorhersehbar. Anthropic empfiehlt darum, mit dem einfachsten Aufbau zu beginnen und einen Agenten nur dort einzusetzen, wo der Weg vorher nicht bekannt ist.

In der Praxis verschwimmen die Begriffe. Vectoryon nennt sein Produkt Assistent, weil die Person im Chat führt. Technisch arbeitet dahinter ein Agent mit Werkzeug-Schleife. Die Automationen sind der zeitgesteuerte Teil davon.

Wie ein Agent bei Vectoryon arbeitet: Werkzeuge, Sandbox, Freigabe

Jedes Werkzeug hat eine Beschreibung und ein Schema, das sagt, welche Eingaben es braucht. Der Agent liest die Beschreibung und entscheidet, ob das Werkzeug zur Aufgabe passt. Beispiele: Postfach durchsuchen, Kalender lesen, Datei aus SharePoint holen, Dokument aus einer Vorlage erzeugen, Zeile in einer Tabelle ändern.

Die Werkzeug-Aufrufe laufen in einer Sandbox, einem abgeschotteten Bereich, der nur die freigegebenen Werkzeuge kennt. Der Agent kann keinen Code ausführen, der ausserhalb dieses Bereichs wirkt. Jeder Aufruf wird protokolliert: welches Werkzeug, mit welchen Eingaben, mit welchem Ergebnis. Diese Spur ist die Grundlage, um einen Lauf später nachzuvollziehen.

Alles, was den Betrieb verlässt oder Daten verändert, geht über eine Freigabe. Eine Mail an einen Kunden, eine Änderung an einem Termin, ein Dokument, das an eine Behörde geht: Der Agent bereitet vor, eine Person gibt frei. Das ist kein Sicherheitsnetz für den Notfall, sondern der normale Prozess.

Die Daten bleiben in der Schweiz. Die Verarbeitung folgt dem revidierten Datenschutzgesetz. Der Zugriff auf Microsoft 365 läuft über die Graph-Schnittstelle mit OAuth und kann jederzeit entzogen werden.

KI-Agenten für KMU: drei Beispiele

KI-Agenten für KMU lohnen sich dort, wo eine Arbeit jede Woche mehrfach vorkommt, die Unterlagen schon im Betrieb liegen und am Ende eine Person freigibt. Drei Beispiele aus Schweizer Branchen zeigen, was der KI-Agent von Vectoryon dabei tut und wo die Fachperson entscheidet.

Erstes Beispiel, das Treuhandbüro: Der KI-Agent liest eingehende Belege, ordnet sie dem richtigen Mandanten zu und schlägt Buchungssätze vor. Die Kontierung bleibt beim Treuhänder. Eine Bewertungsfrage im Jahresabschluss beantwortet der Agent nicht, sie bleibt Sache der Fachperson.

Zweites Beispiel, der Handwerksbetrieb: Aus dem Foto eines unterschriebenen Regie-Rapports macht der KI-Agent einen Entwurf für die Regie-Rechnung. Offerten, die seit fünf Tagen ohne Antwort sind, fasst er mit einem Mail-Entwurf im Entwurfsordner nach. Der Inhaber liest, passt an und sendet.

Drittes Beispiel, die zeitgesteuerte Sichtung des Postfachs: Jeden Morgen um sieben liest der KI-Agent die neuen Mails, markiert jene mit Frist und legt eine Liste der offenen Punkte ab. Der Zeitpunkt ist fest, der Weg durch das Postfach nicht. Das unterscheidet einen KI-Agenten von einem starren Workflow.

Derselbe Agent bereitet im Hotel mehrsprachige Antworten auf Gästeanfragen vor. Wie der Einsatz unter Berufsgeheimnis aussieht, zeigen die Seiten KI für Ärzte und KI für Anwälte.

Gemeinsam ist den drei Beispielen: Die Arbeit wiederholt sich, die Unterlagen liegen im Betrieb, und eine Person gibt frei. Fehlt eine dieser drei Bedingungen, taugt ein KI-Agent im KMU wenig. Eine Preisverhandlung oder ein Baurechtsentscheid bleibt Sache der Fachperson.

Chatbot, Assistent, Agent im Vergleich

Die Spalten beschreiben den typischen Fall. Produkte mischen die Formen. Vectoryon ist im Chat ein Assistent und in den Automationen ein Agent.

Wo die Grenzen liegen

• Ein KI-Agent entscheidet nicht. Er bereitet vor und legt zur Freigabe vor. Die Verantwortung für Mail, Buchung oder Vertrag bleibt bei der Person.
• Er ersetzt keine Fachsoftware. Kein Hauptbuch, kein ERP, kein CAD, kein Hotel-System. Er arbeitet daneben und übergibt per Export.
• Er ist so gut wie die Unterlagen. Fehlt die Preisliste in der Ablage, findet er sie nicht und sagt das. Er rät nicht.
• Ein Agent ist weniger vorhersehbar als ein fester Workflow. Wo der Prozess bekannt ist und sich nie ändert, ist ein Workflow die bessere Wahl.
• Er handelt nicht ausserhalb der freigegebenen Werkzeuge. Was nicht als Werkzeug angebunden ist, kann er nicht tun, auch wenn er es beschreiben kann.

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