Datenmigration: Daten aus dem alten System ins neue bringen
Datenmigration heisst, bestehende Daten aus einem Altsystem so umzuformen, dass sie im neuen System gültig sind: Spalten zuordnen, Formate angleichen, Dubletten entfernen, Pflichtfelder füllen. Künstliche Intelligenz übernimmt davon den ausführenden Teil, die fachliche Entscheidung bleibt beim Menschen. Gartner erwartet, dass bis 2027 mehr als 70 Prozent der neu eingeführten ERP-Vorhaben ihre ursprünglichen Ziele verfehlen, bis zu 25 Prozent davon schwerwiegend. Der Bloor Group zufolge überziehen über 80 Prozent der Datenmigrationen Zeit oder Budget, im Mittel 30 Prozent bei den Kosten und 41 Prozent bei der Dauer. Dieser Text erklärt, woran das liegt und welcher Teil der Arbeit sich heute mit einem Werkzeug abkürzen lässt.
Der Text richtet sich an Personen, die einen Systemwechsel verantworten oder begleiten: Geschäftsleitung im KMU, IT-Verantwortliche, Einführungspartner. Er beschreibt die Arbeit, nicht das Produkt. Für die beiden häufigsten Fälle gibt es eigene Seiten: Datenmigration im ERP-Projekt und Datenmigration im CRM-Projekt.
Was bei einer Datenmigration wirklich Arbeit macht
Das Kopieren der Daten ist der kleinste Teil. Die Arbeit steckt in der Umformung dazwischen. Ein Beispiel aus einem Artikelstamm: Im Altsystem heisst eine Spalte "Art-Nr" und enthält Werte wie "A-1024". Im neuen System heisst sie "sku" und erlaubt nur Zahlen ohne Bindestrich. Jemand muss entscheiden, ob aus "A-1024" die Zahl 1024 wird oder ob das "A" als eigene Spalte erhalten bleibt.
Solche Entscheidungen fallen bei jeder Spalte neu an, und es sind schnell mehrere hundert. Dazu kommen die Fälle, die erst beim Laden auffallen: ein Datum als Text gespeichert, ein Betrag mit Komma statt Punkt, ein Pflichtfeld, das im Altsystem leer sein durfte. Jeder dieser Fälle bricht den Ladevorgang ab, und der Durchgang beginnt von vorn.
Panorama Consulting nennt als wiederkehrende Ursachen: doppelte Datensätze, verlorene Daten, veraltete Produktcodes, Einträge zu Kunden und Mitarbeitenden ohne aktuellen Bezug, und wichtige Angaben, die nur in einer Excel-Datei und nicht im führenden System stehen. Die Wurzel ist fast immer dieselbe: Abteilungen pflegen eigene Fassungen derselben Kunden- und Produktangaben, die sich in Kleinigkeiten unterscheiden, etwa in der Schreibweise einer Adresse.
Deshalb ist eine Migration selten ein einziger Durchgang. Vier bis sechs Probeläufe sind üblich. Jeder Lauf bringt neue Fehlerfälle ans Licht, und nach jedem Lauf wird die Umformung angepasst. Wer diese Schleife von Hand in Excel fährt, verbringt den grössten Teil der Projektzeit mit Formeln, die nach dem nächsten Export wieder nicht passen.
Welcher Teil sich mit einem Werkzeug abkürzen lässt
Nicht die Entscheidungen. Ob aus "A-1024" die Zahl 1024 wird, muss ein Mensch mit Fachkenntnis festlegen. Was sich abkürzen lässt, ist alles danach: die Umformung ausführen, das Ergebnis prüfen, den nächsten Durchgang starten.
Vectoryon hält die Daten während der Migration in einer eigenen Tabellen-Umgebung. Eine Exportdatei aus dem Altsystem wird als CSV oder Excel-Datei eingelesen und liegt danach als Tabelle mit erkanntem Spaltenschema vor. Von dort aus lässt sich mit dem KI-Agenten in normaler Sprache arbeiten: eine Spalte in einen anderen Typ umwandeln, eine neue Spalte aus bestehenden berechnen, Zeilen nach einer Bedingung suchen. Ein KI-Agent unterscheidet sich von klassischen KI-Tools darin, dass er die Schritte selbst ausführt statt nur einen Text vorzuschlagen.
Der Typwechsel einer Spalte zeigt vor der Ausführung eine Vorschau: wie viele Zeilen sich sauber umwandeln lassen und welche nicht. Erst nach Bestätigung wird geschrieben. Das ist der Unterschied zu einer Excel-Formel, die stillschweigend #WERT! in tausend Zeilen schreibt und erst beim Laden ins Zielsystem auffällt.
Wiederkehrende Schritte lassen sich als Automation hinterlegen. Ändert sich eine Zeile, kann ein Prozess starten. Für die Migration heisst das: Nach dem nächsten Export aus dem Altsystem läuft dieselbe Umformung erneut, ohne dass jemand die Formeln neu aufbaut. Diese KI-Automatisierung ist der Grund, warum der fünfte Probelauf weniger Zeit kostet als der erste.
Vier Datenbestände und was sie an Arbeit bedeuten
Die Einschätzung beschreibt den üblichen Fall in einem KMU mit 10 bis 100 Mitarbeitenden. Bei mehreren parallelen Altsystemen steigt der Aufwand in jeder Zeile.
| Datenbestand | Typische Menge | Häufigste Bruchstelle | Wer entscheidet |
|---|---|---|---|
| Kundenstamm | 1000 bis 20000 Einträge | Dubletten, Adressformate, tote Einträge | Verkauf |
| Artikelstamm | 500 bis 50000 Positionen | Einheiten, Preisstaffeln, Nummernkreise | Einkauf oder Produktion |
| Offene Posten | laufender Bestand | Rundung, Währung, Teilzahlungen | Buchhaltung |
| Belegarchiv | Jahre an Dokumenten | Menge, Zuordnung zum Geschäftsfall | Geschäftsleitung entscheidet über Umfang |
Nicht in der Tabelle: Daten, die nur in Köpfen und lokalen Excel-Dateien existieren. Sie tauchen erst im Probelauf auf und sind der häufigste Grund für Verzögerung.
Wo Vectoryon bei einer Datenmigration an die Grenze stösst
- Vectoryon ist kein ERP- und kein CRM-System. Es ersetzt das Zielsystem nicht und übernimmt die Migration nicht als Dienstleistung.
- Abacus, Bexio und weitere Fachsysteme lassen sich an Vectoryon anbinden. Ob ein bestimmtes System wie SAP oder Dynamics angebunden werden kann, prüfen wir vor dem Start. Die Migration selbst führt über die Exportdatei des Altsystems und die Importschnittstelle des Zielsystems.
- Die fachliche Zuordnung Feld für Feld trifft ein Mensch. Ein Werkzeug führt eine Regel aus, es weiss nicht, welche Regel richtig ist.
- Der Abgleich nach dem Laden gehört ins Zielsystem. Vectoryon zeigt, was es geschrieben hat, nicht was das Zielsystem daraus gemacht hat.
- Sehr grosse Bestände über wenige Millionen Zeilen gehören in ein spezialisiertes ETL-Werkzeug, nicht in eine Arbeitstabelle.
Details
Wie ein Migrationsprojekt verläuft
Schritt eins ist die Bestandsaufnahme, und zwar vor der Systemauswahl. Welche Datenbestände gibt es, wie viele Datensätze, wie alt, wie gepflegt? Ein Kundenstamm mit 12000 Einträgen, von denen 4000 seit acht Jahren keinen Umsatz hatten, ist ein anderes Projekt als einer mit 3000 aktiven Kunden.
Schritt zwei ist die Entscheidung, was überhaupt mitkommt. Vollständige Historie wirkt sicher, kostet aber in jedem Probelauf Zeit und bringt jeden Altfehler mit. Eine bewusste Grenze, etwa offene Posten plus drei Jahre Historie, verkürzt das Projekt deutlich. Das Altsystem bleibt für Nachfragen lesend verfügbar.
Schritt drei ist die Zuordnung Spalte für Spalte, das sogenannte Mapping. Dieses Dokument ist das Herz des Projekts. Es hält fest, welches Feld im Alt- welchem Feld im Neusystem entspricht und welche Umformungsregel gilt. Ohne dieses Dokument ist jeder Probelauf eine Neuerfindung.
Schritt vier sind die Probeläufe mit Abgleich. Nach jedem Lauf wird gezählt: Wie viele Datensätze waren es vorher, wie viele nachher, stimmt die Summe der offenen Posten? Eine Migration, die nicht abgeglichen wurde, ist nicht geprüft, auch wenn sie ohne Fehlermeldung durchlief.
Schritt fünf ist die Umstellung selbst, mit einem festen Zeitfenster und einem Rückweg. Wer keinen Rückweg definiert hat, hat keine Umstellung geplant, sondern gehofft.
Was eine Datenmigration kostet
Als Faustregel gelten 15 bis 20 Prozent der gesamten Einführungskosten für den Datenteil. In vielen Angeboten steht er als kleine Position, weil er sich schwer schätzen lässt, und er ist zugleich die erste Position, die bei Budgetdruck gekürzt wird. Genau diese Kürzung erklärt einen Teil der Überziehungsquote.
Der Aufwand hängt an drei Grössen: Anzahl der Datenbestände, Zustand der Daten und Anzahl der nötigen Probeläufe. Die ersten beiden lassen sich vor Projektbeginn messen. Wer 20 bis 40 Prozent der Stammdaten als bereinigungsbedürftig einplant, liegt nach verbreiteter Praxiserfahrung im üblichen Rahmen.
Wir nennen bewusst keine Pauschale und keinen Einsparfaktor. Solche Zahlen kursieren reichlich und sind fast immer aus einem einzelnen Fall hochgerechnet. Wer eine belastbare Zahl für den eigenen Fall will, nimmt einen echten Export aus dem Altsystem und misst einen Durchgang. Eine Demo mit einer eigenen Exportdatei ist dafür der kürzeste Weg.
Häufige Fragen
Was ist eine Datenmigration?
Eine Datenmigration überträgt bestehende Daten aus einem Altsystem in ein neues System und formt sie dabei so um, dass sie dort gültig sind. Dazu gehören die Zuordnung der Felder, die Angleichung von Formaten, das Entfernen von Dubletten und das Füllen von Pflichtfeldern. Das reine Kopieren ist der kleinste Teil der Arbeit.
Warum scheitern so viele Datenmigrationen?
Der Bloor Group zufolge überziehen über 80 Prozent der Datenmigrationen Zeit oder Budget, im Mittel 30 Prozent bei den Kosten und 41 Prozent bei der Dauer. Der häufigste Grund ist, dass der Zustand der Altdaten erst im Probelauf sichtbar wird: Dubletten, veraltete Codes, Angaben, die nur in lokalen Excel-Dateien stehen. Der Aufwand wurde davor auf Basis der Datenmenge geschätzt, nicht auf Basis der Datenqualität.
Wie lange dauert eine Datenmigration?
Das hängt an der Anzahl der Datenbestände, ihrem Zustand und der Anzahl der Probeläufe. Vier bis sechs Probeläufe sind üblich. Wer vor Projektbeginn einen echten Export prüft und die Menge der bereinigungsbedürftigen Datensätze zählt, kann die Dauer abschätzen. Ohne diese Messung ist jede Angabe geraten.
Was kostet die Datenmigration in einem ERP-Projekt?
Als Faustregel gelten 15 bis 20 Prozent der gesamten Einführungskosten. In Angeboten steht der Posten oft kleiner, weil er sich schwer schätzen lässt, und er wird bei Budgetdruck zuerst gekürzt. Eine belastbare Zahl entsteht erst, wenn ein echter Export aus dem Altsystem geprüft wurde.
Kann Vectoryon die Datenmigration übernehmen?
Vectoryon ist ein Werkzeug für den Umformungsteil, keine Migrationsdienstleistung. Eine Exportdatei wird als Tabelle eingelesen, Spalten lassen sich umwandeln und prüfen, wiederkehrende Schritte als Automation hinterlegen. Die fachliche Zuordnung Feld für Feld trifft ein Mensch, und das Laden ins Zielsystem läuft über dessen Importschnittstelle.
Welche Dateiformate liest Vectoryon ein?
CSV und Excel-Dateien, wie sie jedes gängige ERP- und CRM-System exportiert. Die Spalten werden mit erkanntem Typ übernommen. Fachsysteme wie Abacus oder Bexio lassen sich zusätzlich anbinden. Für die Migration bleibt die Exportdatei der erste Schritt.
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- Datenmigration im ERP-Projekt Artikelstamm, offene Posten, Abacus und SAP im Schweizer Umfeld.
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