Vectoryon für Gemeinden und Verwaltungen
KI für Gemeinden, Kantone und Verwaltungen
Antworten auf Mails entwerfen, Termine vorschlagen, Unterlagen zusammenfassen, Protokolle entwerfen. Entscheide, Verfügungen und Unterschriften bleiben bei den zuständigen Personen.
Daten in Zürich, Sprachmodelle pro Verwaltung freigeschaltet, Rechte pro Person aus Microsoft 365
Wer KI in der öffentlichen Verwaltung einsetzen will, findet hier die Büroarbeit einer Gemeinde oder eines Amts, die ein Assistent vorbereiten kann, während Entscheid und Unterschrift bei den Mitarbeitenden bleiben. Vectoryon liest Mails, Sitzungsunterlagen und Dokumente, fasst zusammen und bereitet Entwürfe vor, für CHF 49 pro Person und Monat. Die Daten liegen in Zürich. Welche Sprachmodelle laufen, wird pro Verwaltung freigeschaltet, und wer nur Modelle in der Schweiz will, bekommt nur diese.
2110
politische Gemeinden am 1. Januar 2026
Bundesamt für Statistik
1478
Gemeinden, rund 70 Prozent, sind Mitglied des Schweizerischen Gemeindeverbands
Schweizerischer Gemeindeverband
Verwaltungs-Assistent
Liest Mails und Sitzungsunterlagen, fasst sie zusammen, schlägt Termine vor und entwirft Antworten und Protokolle aus den Vorlagen der Verwaltung
Zusammenfassung pro Geschäft, Terminvorschlag im Kalender, Entwurf zur Freigabe
- 1.Die Unterlagen zur nächsten Sitzung der Baukommission lesen und pro Traktandum zusammenfassen
- 2.Aus den Notizen der letzten Sitzung einen Protokoll-Entwurf in der Vorlage der Gemeinde erstellen
- 3.Die Anfrage einer Einwohnerin beantworten, als Entwurf aus der Antwortvorlage
- 4.Die Sachbearbeiterin prüft Protokoll und Antwort und gibt frei
- 5.Erst nach der Freigabe geht die Mail hinaus
KI in der Verwaltung: was der Assistent in Gemeinde, Kanton und Amt übernimmt
Anfragen von Einwohnerinnen, Unternehmen und anderen Ämtern kommen per Mail. Der KI-Assistent von Vectoryon liest die Nachricht, fasst das Anliegen zusammen und entwirft eine Antwort aus den Vorlagen der Verwaltung. Hinaus geht die Antwort erst nach Prüfung und Freigabe durch die zuständige Sachbearbeiterin.
Sitzungsunterlagen liegen vor einer Sitzung des Gemeinderats oder einer Kommission als PDF bereit: Anträge, Berichte und Stellungnahmen. Pro Traktandum entsteht eine Zusammenfassung, mit Verweis auf das Dokument und die Seite, aus der jede Angabe stammt.
Sitzungsprotokolle entstehen aus den Notizen einer Sitzung, als Entwurf in der Vorlage der Verwaltung mit Beschlüssen, Verantwortlichen und offenen Punkten. Die Protokollführerin prüft den Entwurf und ergänzt, was in den Notizen fehlt. Das genehmigte Protokoll bleibt Sache des Gremiums.
Im Outlook-Kalender der zuständigen Person schlägt Vectoryon Termine für Besprechungen und Sitzungen vor und stellt vor der nächsten Sitzung die offenen Punkte zusammen.
Reglemente und andere eigene Unterlagen sind durchsuchbar. Auf die Frage, welches Reglement die Gemeinde für die Benützung der Mehrzweckhalle hinterlegt hat, nennt der Assistent das Dokument und die Stelle.
Die Rechte kommen aus Microsoft 365. Wer das Postfach der Steuerverwaltung nicht öffnen darf, bekommt auch vom Assistenten nichts daraus. Jede Lektüre, jeder Entwurf und jede Freigabe wird mit Zeitpunkt protokolliert.
Was die Gemeindesoftware nicht löst: fünf Fälle für KI in der öffentlichen Verwaltung
Die Gemeindesoftware führt Geschäfte, Protokolle und Fristen. In den folgenden Fällen liegen Gesuche, Einsprachen und Stellungnahmen auf dem Tisch, die eine Verwaltung prüfen, begründen und beantworten muss.
Das Baugesuch
Im Kanton Zürich prüft die örtliche Baubehörde nach § 313 Absatz 1 des Planungs- und Baugesetzes vorweg, ob die Unterlagen den Vorschriften entsprechen und für den Entscheid ausreichen, andernfalls ordnet sie die Änderung oder Ergänzung an. Vectoryon gleicht die eingereichten Pläne und Formulare mit der kantonalen Liste der Gesuchsunterlagen und der Bau- und Zonenordnung der Gemeinde ab, listet fehlende Unterlagen und schreibt den Entwurf der Nachforderung. Die Bausekretärin prüft die Liste, die Baubehörde ordnet die Ergänzung an. Andere Kantone regeln die Vorprüfung in ihrem eigenen Baurecht.
Die Einsprache gegen eine Verfügung
Jede Rüge der Einsprache ordnet Vectoryon den Aktenstücken zu, auf die sie sich bezieht, und schreibt einen Entwurf des Einspracheentscheids mit Begründung und Rechtsmittelbelehrung. Für Bundesbehörden verlangt Artikel 35 VwVG, dass eine schriftliche Verfügung begründet ist und eine Rechtsmittelbelehrung mit Rechtsmittel, Rechtsmittelinstanz und Frist enthält. Für Gemeinden und Kantone gilt das kantonale Verwaltungsverfahrensrecht. Würdigung, Entscheid und Unterschrift bleiben bei der zuständigen Behörde.
Die Submission
Nach Artikel 27 Absatz 1 IVöB legt der Auftraggeber die Eignungskriterien in der Ausschreibung oder den Ausschreibungsunterlagen abschliessend fest, nach Artikel 29 Absatz 3 gibt er die Zuschlagskriterien und ihre Gewichtung bekannt. Die eingegangenen Angebote stehen in einer Tabelle diesen Kriterien gegenüber, fehlende Nachweise sind markiert, jeweils mit Verweis auf die Seite im Angebot. Bewertung und Zuschlag beschliesst die Vergabebehörde.
Das Öffentlichkeitsgesuch
Jemand verlangt Zugang zu amtlichen Dokumenten. Vectoryon sucht die betroffenen Dokumente in der Ablage, markiert Stellen mit Personendaten oder möglichen Geheimhaltungsgründen und schreibt einen Entwurf der Antwort. Für die Bundesverwaltung gilt eine Frist nach Artikel 12 BGÖ, Kantone und Gemeinden haben eigene Öffentlichkeitsgesetze. Was geschwärzt wird und ob der Zugang gewährt wird, entscheidet die zuständige Stelle.
Die Mitwirkung zur Ortsplanung
Nach Artikel 4 Absatz 2 des Raumplanungsgesetzes sorgen die Planungsbehörden dafür, dass die Bevölkerung bei Planungen in geeigneter Weise mitwirken kann. Zu einer Revision der Bau- und Zonenordnung oder einem neuen Reglement schicken Einwohnerinnen, Parteien und Verbände ihre Stellungnahmen. Jede Eingabe ordnet der Assistent dem betroffenen Artikel oder Planbereich zu, fasst gleiche Argumente zusammen, zählt sie und schreibt einen Entwurf des Mitwirkungsberichts. Wie die Gemeinde mit den Eingaben umgeht, beschliesst der Gemeinderat.
Amtsgeheimnis und kantonales Datenschutzrecht: was eine Gemeinde vor dem KI-Einsatz klärt
Mitglieder einer Behörde und Beamte unterstehen dem Amtsgeheimnis nach Artikel 320 des Strafgesetzbuches. Für die Bearbeitung von Personendaten gilt bei Gemeinden und Kantonen das kantonale Recht über Information und Datenschutz, in mehreren Kantonen als IDG bezeichnet. Das Datenschutzgesetz des Bundes mit Artikel 9 zur Auftragsbearbeitung gilt für Bundesorgane und Private.
Die Prüffragen sind darum kantonal. Welche Stelle muss den Einsatz eines externen Dienstes bewilligen? Muss die kantonale Datenschutzstelle einbezogen werden? Welche Daten dürfen ausserhalb der eigenen Informatik bearbeitet werden? Wer Akten in einen frei zugänglichen Chatdienst lädt, hat keine dieser Fragen beantwortet.
Bei Vectoryon liegen die Daten in Zürich. Welche Sprachmodelle laufen, wird pro Verwaltung freigeschaltet, und wer nur Modelle in der Schweiz will, bekommt nur diese. In der EU laufen nur das Hosting dieser Website, die Besucherstatistik der Website und die Websuche. Auf Anfrage schliesst Vectoryon Vereinbarungen zu Geheimhaltung und Auftragsbearbeitung ab, die Dienstleister stehen in der Datenschutzerklärung. Mehr zur Rechtslage unter Künstliche Intelligenz in der Schweiz.
ChatGPT in der Verwaltung, Gemeindesoftware und ein KI-Workspace
Wer in einer Verwaltung ChatGPT oder einen ähnlichen Dienst für einen Brief oder eine Zusammenfassung nutzt, kann das bei Texten ohne Personendaten tun. Sobald eine Anfrage einen Namen, eine Adresse oder einen Sachverhalt aus einem Dossier enthält, fehlen bei einem privaten Konto der Vertrag zur Auftragsbearbeitung und die Kontrolle über den Datenort. Mehr dazu steht unter ChatGPT und Datenschutz.
Gemeindesoftware ist etwas anderes. Sie führt die Fachverfahren: Einwohnerkontrolle, Steuern, Finanzen, Bauverwaltung, Geschäftsverwaltung. Vectoryon ersetzt keines dieser Programme und greift nicht in sie ein.
Vectoryon arbeitet daneben, auf Mail, Kalender und Dokumenten aus Microsoft 365 und auf hochgeladenen Unterlagen. Vorbereitet wird die Büroarbeit rund um ein Geschäft: Antworten, Zusammenfassungen, Protokolle, Termine. Ein typischer Einsatz: Am Morgen fasst der Assistent die neuen Eingänge im Postfach einer Abteilung zusammen und listet, was eine Antwort braucht. Wie ein KI-Agent mit Werkzeugen arbeitet, steht unter KI-Agenten.
Gemeinden in Zahlen: 2110 Verwaltungen mit kantonalem Recht
Am 1. Januar 2026 zählte das Bundesamt für Statistik 2110 politische Gemeinden. Der Schweizerische Gemeindeverband meldet zum Jahresbeginn fünf Gemeinden weniger als Ende 2025. 1478 Gemeinden, rund 70 Prozent, sind Mitglied des Gemeindeverbands.
Die Geschäfte ähneln sich: Anfragen aus der Bevölkerung, Sitzungen von Gemeinderat und Kommissionen, Protokolle, Reglemente. Die Regeln für Datenschutz und Öffentlichkeit setzt aber der jeweilige Kanton. Was eine Gemeinde im einen Kanton darf, muss für eine Gemeinde im Nachbarkanton nicht gelten.
Für die Bundesverwaltung gibt das Öffentlichkeitsgesetz (BGÖ) einen Takt vor. Zu einem Gesuch um Zugang zu amtlichen Dokumenten nimmt die Behörde nach Artikel 12 so rasch als möglich Stellung, spätestens innert 20 Tagen. Ausnahmsweise kann sie die Frist um 20 Tage verlängern. Kantone und Gemeinden haben eigene Regeln zur Öffentlichkeit.
Rechenbeispiel: die Unterlagen für die Gemeinderatssitzung
Annahmen für dieses Beispiel: Die Sitzung ist am Dienstag, die Unterlagen umfassen 8 Traktanden mit zusammen 60 Seiten. Die Zahlen sind gewählt, nicht gemessen.
Schritt 1, Donnerstag davor: Die Gemeindeschreiberin legt Anträge, Berichte und Stellungnahmen als PDF in den Sitzungsordner auf SharePoint.
Schritt 2: Der Assistent fasst jedes Traktandum mit Antrag und offenen Fragen zusammen, jede Angabe mit Seitenverweis. Aus 60 Seiten werden 8 Kurzfassungen.
Schritt 3: Er schlägt im Outlook-Kalender eine Vorbesprechung mit dem Präsidium vor.
Schritt 4, nach der Sitzung: Aus den Notizen entsteht ein Protokoll-Entwurf in der Vorlage der Gemeinde, mit Beschlüssen, Verantwortlichen und offenen Punkten.
Schritt 5: Die Gemeindeschreiberin prüft und ergänzt. Genehmigt wird das Protokoll vom Gremium. Wer welchen Schritt in welchem System erledigt, hält die Verwaltung in Process als Prozesskarte fest.
Liest jemand 60 Seiten mit angenommen 2 Minuten pro Seite, sind das 120 Minuten. Wie viel davon die Kurzfassungen ersetzen, hängt davon ab, wie genau das Gremium die Originale lesen muss. Das beurteilt jede Gemeinde selbst.
Integrationen
Outlook
Anfragen und Korrespondenz im Postfach über die Graph-Schnittstelle
Kalender
Sitzungen und Termine im Outlook-Kalender der zuständigen Person
Vorlagen
Protokolle, Antwortschreiben und Aktennotizen aus den Vorlagen der Verwaltung
Woher die Daten kommen
In einer Verwaltung arbeitet der Assistent mit Postfächern, Kalendern und Ablagen aus Microsoft 365, angebunden über die Graph-Schnittstelle mit OAuth. Der Zugriff lässt sich jederzeit entziehen. Dazu kommen hochgeladene Sitzungsunterlagen, Reglemente und Anfragen als PDF, Word oder Excel und die Vorlagen der Verwaltung.
Fachanwendungen wie Einwohnerkontrolle, Steuern oder Geschäftsverwaltung sind nicht angebunden. Daten daraus erreichen den Workspace nur als Export, den jemand bewusst hochlädt.
Was es kostet
Vectoryon kostet CHF 49 pro Person und Monat. Eingeschlossen sind Assistent, Vorlagen, Tabellen, Automationen und die Anbindung an Microsoft 365. Die Summe für eine Abteilung oder eine ganze Verwaltung rechnet die Seite Preise aus.
Bei einer Verwaltung hängt die Einrichtung an den Vorlagen für Protokolle und Antwortschreiben und an der Rechtevergabe pro Abteilung. Einen Pauschalbetrag dafür geben wir nicht an, weil eine Gemeinde mit wenigen Mitarbeitenden und ein kantonales Amt zu verschieden aufgebaut sind.
Wo die Grenzen liegen
Vectoryon erlässt keine Verfügungen und trifft keine Entscheide. Verfügung, Entscheid und Unterschrift liegen bei der zuständigen Person oder Behörde.
Einwohnerkontrolle, Steuern, Finanzen und Geschäftsverwaltung bleiben in den Fachanwendungen, die dafür bestehen.
Ein Sprachmodell kann sich irren. Jede Angabe verweist darum auf ihre Quelle, und keine Antwort an Einwohnerinnen, Unternehmen oder Behörden geht ohne menschliche Freigabe hinaus.
Ob die eigene Organisation einen Dienst wie Vectoryon einsetzen darf, klärt sie nach ihrem Recht.
Häufige Fragen
Darf eine Gemeinde ChatGPT nutzen?
Für Texte ohne Personendaten ja. Mit einem privaten oder kostenlosen Konto fehlen für Akten mit Personendaten der Vertrag zur Auftragsbearbeitung und die Kontrolle über den Datenort. Was im Einzelfall gilt, regelt das kantonale Recht.
Welches Datenschutzrecht gilt für eine Gemeinde?
Das kantonale Recht über Information und Datenschutz. Das Datenschutzgesetz des Bundes gilt für Bundesorgane und Private. Das Amtsgeheimnis nach Art. 320 StGB gilt in der ganzen Schweiz.
Wo läuft die KI von Vectoryon?
Die Daten liegen in Zürich. Welche Sprachmodelle laufen, wird pro Verwaltung freigeschaltet. Wer nur Modelle in der Schweiz will, bekommt nur diese. In der EU laufen nur das Hosting der Website, die Besucherstatistik der Website und die Websuche.
Unterzeichnet Vectoryon eine Geheimhaltungsvereinbarung?
Auf Anfrage schliesst Vectoryon Vereinbarungen zu Geheimhaltung und Auftragsbearbeitung ab.
Erstellt der Assistent Sitzungsprotokolle?
Aus Notizen entsteht ein Protokoll-Entwurf in der Vorlage der Verwaltung, mit Beschlüssen, Verantwortlichen und offenen Punkten. Die Protokollführung prüft und ergänzt.
Sieht jede Abteilung nur ihre eigenen Geschäfte?
Ja, soweit die Rechte in Microsoft 365 so vergeben sind. Der Assistent übernimmt die Rechte der jeweiligen Person und sieht nur, was sie öffnen darf.
Kann Vectoryon ein Baugesuch auf Vollständigkeit prüfen?
Vorbereiten, ja. Vectoryon gleicht die eingereichten Unterlagen mit der kantonalen Liste der Gesuchsunterlagen und der Bau- und Zonenordnung der Gemeinde ab, listet, was fehlt, und schreibt einen Entwurf der Nachforderung. Ob das Gesuch vollständig ist und welche Ergänzung verlangt wird, entscheidet die Baubehörde.
Quellen
Die Zahlen auf dieser Seite stammen aus diesen Quellen.
- 1Strafgesetzbuch Art. 320, Verletzung des Amtsgeheimnisses (Fedlex)
- 2Datenschutzgesetz Art. 9, Bearbeitung durch Auftragsbearbeiter (Fedlex)
- 3Öffentlichkeitsgesetz BGÖ Art. 12, Stellungnahme der Behörde (Fedlex)
- 4BFS, Die 2110 Gemeinden der Schweiz am 1.1.2026
- 5Schweizerischer Gemeindeverband, Gemeindestatistik 2026
- 6Planungs- und Baugesetz Kanton Zürich § 313, Vorprüfung des Baugesuchs (ZH-Lex)
- 7Verwaltungsverfahrensgesetz VwVG Art. 35, Begründung und Rechtsmittelbelehrung (Fedlex)
- 8IVöB 2019 Art. 27 und Art. 29, Eignungs- und Zuschlagskriterien (BPUK)
- 9Raumplanungsgesetz RPG Art. 4, Information und Mitwirkung (Fedlex)
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