Vectoryon für Büro & Verwaltung
KI im Büro: der Assistent für Sekretariat und Backoffice
Postfach einordnen, Termine vorschlagen, Protokolle entwerfen, Unterlagen finden, Fristen im Blick behalten. Versendet wird erst nach Freigabe.
Daten in Zürich, Sprachmodelle pro Firma freigeschaltet, Versand erst nach Freigabe
KI im Büro heisst: ein Assistent liest Postfach, Kalender und Ablage eines Betriebs und bereitet daraus Antworten, Termine, Protokolle und Fristenlisten vor. Vectoryon ist ein solcher KI-Assistent für Schweizer KMU, mit Freigabe durch einen Menschen vor jedem Versand. Die Daten liegen in Zürich. Welche Sprachmodelle laufen, wird pro Firma freigeschaltet; wer nur Modelle in der Schweiz will, bekommt nur diese. Allein das Nachfassen kostet Zeit: Laut Intrum European Payment Report 2025 verbringen Schweizer Unternehmen 10,73 Stunden pro Woche mit Mahnen und Nachfassen offener Forderungen, das sind 77 Arbeitstage im Jahr.
Backoffice-Assistent
Sichtet jeden Morgen das Postfach, ordnet Nachrichten Vorgängen zu und bereitet Antworten und Aufgaben vor
Sortierte Tagesliste mit Antwortentwürfen, offenen Fristen und Terminvorschlägen
- 1.Postfach über die Microsoft-365-Anbindung lesen und jede Nachricht einem Vorgang zuordnen
- 2.Dringlichkeit und Fristen aus dem Text herauslesen und in die Vorgangsliste eintragen
- 3.Antwortentwürfe aus früherer Korrespondenz und der Ablage erstellen
- 4.Freie Zeitfenster im Kalender prüfen und Terminvorschläge formulieren
- 5.Tagesliste zur Freigabe vorlegen, erst dann geht etwas nach aussen
Welche Arbeiten der Assistent im Büro übernimmt
Postfach: In einem Sekretariatspostfach liegen Terminanfragen, Rechnungen, Rückfragen von Kunden, Rundschreiben und Nachrichten der Treuhandstelle nebeneinander. Der Vectoryon Assistent liest das Postfach über die Microsoft-365-Anbindung, ordnet jede Nachricht einem Vorgang zu und markiert, was eine Frist enthält. Lange Verläufe fasst er zusammen. Für Anfragen, die schon einmal beantwortet wurden, schlägt er eine Antwort aus der früheren Korrespondenz vor. Versendet wird nichts ohne Freigabe.
Termine: Vectoryon liest den Kalender, findet freie Zeitfenster und formuliert einen Terminvorschlag als Entwurf. Wer den Vorschlag freigibt, spart die dritte und vierte Runde mit "passt Ihnen Dienstag oder Donnerstag". Verschiebungen laufen gleich: Die Nachricht kommt ins Postfach, der Assistent prüft den Kalender und legt einen neuen Vorschlag vor. Laut Microsoft Work Trend Index 2025 sind weltweit 57 Prozent aller Meetings ad hoc, ohne Kalendereinladung.
Protokolle und Standardschreiben: Aus Notizen einer Sitzung entsteht ein Protokoll-Entwurf in der Vorlage des Betriebs, mit Beschlüssen, Verantwortlichen und offenen Punkten. Was in den Notizen unklar bleibt, wird als offen markiert statt geglättet. Bestätigungen, Bescheinigungen und Briefe entstehen im Modul Craft aus den Vorlagen, die der Betrieb selbst anlegt.
Suche: Wer den letzten Vertrag mit einem Lieferanten, das Protokoll vom Frühjahr oder eine frühere Auskunft braucht, fragt in normaler Sprache. Vectoryon durchsucht hochgeladene Dateien und die angebundene SharePoint- oder OneDrive-Ablage und nennt zu jeder Antwort das Dokument und die Stelle.
Vorgangsliste: Im Tabellen-Modul führt der Assistent offene Posten, Fristen und Ansprechpersonen. Eine Automation erinnert zum gewünschten Zeitpunkt: Zahlungsfrist in drei Tagen, MWST-Abrechnung Ende Monat, Rückmeldung an einen Kunden noch offen. Wie ein Betrieb solche Abläufe aufsetzt, zeigt der Beitrag Prozesse automatisieren im KMU. Jede dieser Aktionen ist protokolliert. Wer nachschauen will, warum der Assistent etwas vorgeschlagen hat, sieht die Quelle.
Wenn die Sachbearbeiterin in den Ferien ist
In einem Betrieb mit fünf bis fünfzig Personen kennt manchmal nur eine Person den Stand der Dinge: welche Rechnung noch offen ist, was dem Kunden zugesagt wurde, wo der unterschriebene Vertrag liegt. Ist diese Person abwesend, bleibt der Vorgang liegen. Treuhand Suisse beschreibt die Folgen beim Ausfall einer Schlüsselperson: unbezahlte Rechnungen, verpasste Fristen, Liquiditätsengpässe. Laut AXA KMU-Arbeitsmarktstudie 2026 melden 42 Prozent der KMU gestiegene Kosten für Fehlzeiten, und KMU haben weniger personelle Reserven, um Ausfälle aufzufangen. Laut FHNW Cyberstudie 2024 haben vier von zehn KMU keinen Notfallplan.
Vectoryon setzt dort an, wo das Wissen in Daten steht. Die Vertretung fragt den Assistenten: Was ist beim Auftrag Meier offen? Der Assistent antwortet aus dem Postfach, der Ablage und der Vorgangsliste und nennt die Quelle. Sie fragt: Welche Fristen laufen diese Woche ab? Die Antwort kommt aus der Tabelle, die der Assistent im Alltag mitgeführt hat. Eine Automation kann während der Abwesenheit jeden Morgen die Tagesliste an die Vertretung schicken, mit den Nachrichten, die eine Antwort brauchen. Dahinter arbeitet ein KI-Agent, der in Postfach, Ablage und Tabellen sucht und jede Antwort mit der Quelle belegt.
Damit das funktioniert, muss das Wissen vorher in Postfach, Ablage oder Tabelle gelandet sein. Was nur im Kopf der abwesenden Person ist, bleibt dort. Vectoryon ersetzt keine Vertretungsmatrix und keine Übergabe. Es macht die Übergabe kürzer, weil der Stand der Vorgänge nicht mehr erzählt werden muss, sondern abfragbar ist. Zugänge und Passwörter gehören in einen Passwortmanager, nicht in den Assistenten.
Der zweite Nutzen zeigt sich nach der Rückkehr. Statt fünfzig ungelesene Nachrichten von vorne zu lesen, fragt die zurückkehrende Person: Was ist in zwei Wochen passiert, was ist noch offen? Die Antwort ist eine Liste mit Quellen.
Integrationen
Outlook
Postfach und Kalender lesen, Antworten und Termine als Entwurf
SharePoint
Verträge, Protokolle und Korrespondenz in normaler Sprache durchsuchen
Tabellen
Vorgangsliste mit offenen Posten, Fristen und Ansprechpersonen
Woher die Daten kommen
Der Vectoryon Assistent arbeitet mit drei Quellen. Die erste ist Microsoft 365 über die Graph-Schnittstelle: Outlook-Postfach, Kalender, SharePoint- und OneDrive-Ablage, Teams. Die Anbindung läuft per OAuth. Der Betrieb erteilt den Zugriff und kann ihn jederzeit entziehen. Die zweite Quelle sind hochgeladene Dateien: PDFs, Word, Excel, Fotos von Belegen. Die dritte Quelle sind die Tabellen, die der Betrieb im Tabellen-Modul führt, etwa eine Vorgangsliste oder eine Liste offener Posten aus dem Export der Buchhaltung.
Gespeichert wird in Zürich. Welche Sprachmodelle laufen, wird pro Firma freigeschaltet; wer nur Modelle in der Schweiz will, bekommt nur diese. Im Büro laufen Personendaten zusammen, Adressen, Verträge, Lohn- und Personalakten, und für sie gilt das revidierte Datenschutzgesetz. Wie Vectoryon das umsetzt, steht im Beitrag KI und Datenschutz in der Schweiz, die beteiligten Dienstleister nennt die Datenschutzerklärung. Laut Raiffeisen KMU-Mittelstandstudie 2024 nennen 51 Prozent der KMU die Datensicherheit als grösstes Risiko beim Einsatz von KI, 40 Prozent die fehlende Nachvollziehbarkeit. Beides ist bei Vectoryon adressiert: Jede Aktion ist protokolliert, zu jeder Antwort ist die Quelle sichtbar.
Antworten kommen nur aus dem, was in der Ablage liegt. Liegen Unterlagen über mehrere Laufwerke, private OneDrives und Rechner verteilt, steht am Anfang das Zusammentragen. Das erledigt der Betrieb, nicht der Assistent.
Was die Einführung kostet
Für den Vectoryon Workspace zahlt der Betrieb CHF 49 pro Person und Monat, mit Arbeitsbereich, Assistent, Craft für Vorlagen, Tabellen, Automationen und Microsoft-365-Anbindung. Was das Team insgesamt kostet, steht auf der Seite Preise.
Dazu kommt Zeit des Betriebs. Drei Dinge müssen vorhanden sein: die Microsoft-365-Anbindung als Freigabe durch den Administrator, die Vorlagen für Protokolle und Standardschreiben im Modul Craft, und eine Ablage, die der Assistent lesen darf. Eine Pauschale nennen wir nicht, weil die Spanne zu gross ist.
Ein Hinweis zur Reihenfolge: Mit dem Postfach beginnen. Es ist die Quelle mit dem grössten Volumen und braucht keine Vorbereitung. Vorlagen und Tabellen kommen danach dazu, wenn klar ist, welche Schreiben und Listen im Alltag wirklich anfallen.
Wo die Grenzen liegen
Der Vectoryon Assistent versendet nichts selbstständig. Antworten, Terminbestätigungen und Mahnungen sind Entwürfe. Die Freigabe bleibt bei einem Menschen.
Hauptbuch und ERP führt er nicht. Die offenen Posten liest er aus Bexio, Abacus oder Sage, über die Anbindung des Systems oder aus einem Export, und führt daraus eine Liste. Buchen, Zahlungen auslösen, Zahlungseingänge abgleichen und die MWST-Abrechnung im ESTV-ePortal einreichen bleibt in der Buchhaltungssoftware und bei der zuständigen Person.
Ein Archiv im Sinn der Geschäftsbücherverordnung ist Vectoryon nicht. Die Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren für Belege, Korrespondenz und Verträge erfüllt der Betrieb in seinem Ablagesystem. Vectoryon durchsucht diese Ablage, verwaltet sie nicht.
Abfragen lässt sich nur, was in Daten steht. Was im Kopf einer abwesenden Person ist, kann er nicht abfragen. Zugänge und Passwörter gehören nicht in den Assistenten.
Belege und Scans liest er, gibt aber keine Garantie für die Erkennung bei schlechter Qualität. Ein unscharfes Foto einer Rechnung kann einen falschen Betrag liefern. Deshalb geht jeder Eintrag in die Vorgangsliste über eine Sichtkontrolle.
Angaben erfindet er nicht. Findet er zu einer Frage nichts in Postfach, Ablage oder Tabelle, sagt er das.
Häufige Fragen
Versendet der Assistent E-Mails oder Terminbestätigungen selbstständig?
Nein. Er bereitet Entwürfe vor. Der Versand und jeder Kalendereintrag nach aussen gehen über eine Freigabe durch einen Menschen.
Kann die Vertretung während der Ferien den Stand eines Vorgangs abfragen?
Ja, sofern der Stand in Postfach, Ablage oder Vorgangsliste steht. Der Assistent antwortet mit Quelle. Was nur im Kopf der abwesenden Person ist, kennt er nicht.
Erstellt er Sitzungsprotokolle?
Aus Notizen entsteht ein Entwurf in der Vorlage des Betriebs, mit Beschlüssen, Verantwortlichen und offenen Punkten. Unklare Stellen werden markiert.
Ersetzt Vectoryon Bexio, Abacus oder unser Dokumentensystem?
Nein. Die Buchhaltung bleibt in der Buchhaltungssoftware, die Ablage im Ablagesystem. Vectoryon liest Daten aus angebundenen Systemen oder aus Exporten, dazu Dokumente, führt Listen und bereitet Text vor. Wie die Treuhandstelle auf ihrer Seite damit arbeitet, beschreibt Vectoryon für Treuhand.
Wo liegen unsere Personendaten und wer sieht sie?
Die Daten liegen in Zürich und werden nach revDSG verarbeitet. Welche Sprachmodelle laufen, wird pro Firma freigeschaltet; wer nur Modelle in der Schweiz will, bekommt nur diese. Der Assistent sieht nur die Postfächer und Ablagen, für die der Betrieb den Zugriff erteilt hat. Jeder Zugriff ist protokolliert.
Was passiert mit einer schlecht fotografierten Rechnung?
Der Assistent liest, was erkennbar ist, und trägt es in die Vorgangsliste ein. Eine Garantie für die Erkennung gibt es nicht. Der Eintrag geht über eine Sichtkontrolle.
Quellen
Die Zahlen auf dieser Seite stammen aus diesen Quellen.
Vectoryon in deinem Büro ansehen
Daten in der Schweiz gehostet, Verarbeitung nach revDSG.