Vectoryon für Handwerk
KI im Handwerk: das Büro nach Feierabend wird kürzer
Rapport-Foto rein, Regie-Rechnungsentwurf raus. Offerten werden nachgefasst, Terminverschiebungen beantwortet. Freigabe bleibt beim Menschen.
Daten in Zürich, auf Wunsch nur Sprachmodelle aus der Schweiz
KI im Handwerk heisst: ein KI-Assistent liest Rapporte, Offerten und Mails des Betriebs und bereitet daraus Dokumente und Antworten vor. Vectoryon setzt dafür einen Workspace ein, der auf die eigenen Unterlagen zugreift: Preisliste, Vorlagen, Postfach, Kalender. Die Betriebe sind klein. Laut den Wirtschaftsdaten 2024 von EIT.swiss haben in der Elektrobranche 76 Prozent der Unternehmen weniger als zehn Beschäftigte, in den übrigen Gebäudetechnikbranchen 84 Prozent. Dort macht der Inhaber das Büro selbst. Rapporte und Preislisten liegen in Zürich; welche Sprachmodelle sie verarbeiten, wird pro Firma freigeschaltet, und wer nur Modelle in der Schweiz will, bekommt nur diese.
76 %
der Unternehmen der Elektrobranche haben weniger als zehn Beschäftigte
EIT.swiss, Wirtschaftsdaten 2024
84 %
der Unternehmen der übrigen Gebäudetechnikbranchen haben weniger als zehn Beschäftigte
EIT.swiss, Wirtschaftsdaten 2024
Rapport- und Offerten-Assistent
Erfasst Regie-Rapporte vom Foto, füllt Offert- und Rechnungsvorlagen, fasst offene Offerten nach
Rapport-Tabelle pro Projekt, Rechnungs- und Offertentwürfe zur Freigabe, Nachfass-Mails im Postausgang
- 1.Foto des unterschriebenen Rapports oder Sprachnotiz vom Bau hochladen
- 2.Assistent liest Datum, Stunden, Material und ordnet das Projekt zu
- 3.Positionen aus der Preisliste des Betriebs einsetzen, Lücken markieren
- 4.Offerte oder Regie-Rechnung in der Vorlage des Betriebs entwerfen
- 5.Mensch prüft, gibt frei, versendet; offene Offerten werden nach fünf Tagen nachgefasst
Welche Arbeiten der Assistent im Handwerksbetrieb übernimmt
Fünf Arbeiten aus dem Alltag des Betriebs, die heute nach Feierabend anfallen, bereitet der Vectoryon Assistent vor.
Rapporte: Ein Foto des unterschriebenen Regie-Rapports wird hochgeladen. Datum, Namen, Stunden und Material liest der Assistent heraus und trägt sie in die Rapport-Tabelle des Projekts ein. Unleserliche Stellen markiert er. Der Mensch kontrolliert die Zeile, bevor sie zählt.
Regie-Rechnung: Aus der Rapport-Tabelle entsteht im Modul Craft ein Rechnungsentwurf in der Vorlage des Betriebs, mit Stundenansatz, Materialpositionen und Rapport-Nummern als Beleg. Die Buchung, die QR-Rechnung und die MWST bleiben in bexio, Abacus oder Messerli.
Offerte: Nach dem Kundentermin diktiert der Monteur eine Sprachnotiz. Daraus entstehen Positionen mit Preisen aus der hochgeladenen Preisliste, eingesetzt in die Offertvorlage. Positionen ohne Preis bleiben leer und werden markiert. Geschätzt wird nichts.
Nachfassen: Jede versendete Offerte steht mit Datum und Status in einer Tabelle. Eine Automation prüft täglich, welche Offerte seit fünf Tagen ohne Antwort ist, und legt eine kurze Nachfass-Mail in den Entwurfsordner. Der Inhaber liest, passt an, sendet. Wie solche Abläufe arbeiten, erklärt die Seite KI-Agenten für KMU.
Postfach: Lieferbestätigungen, Terminverschiebungen der Bauleitung und Kundenfragen kommen in Outlook an. Über die Microsoft-Graph-Schnittstelle liest der Assistent sie, ordnet sie dem Projekt zu und schlägt eine Antwort vor. Bei einer Lieferverzögerung entwirft er die Meldung an die Bauleitung. Bei einer Terminverschiebung schlägt er den neuen Kalendereintrag vor und informiert das Team über Teams. Auf der Gegenseite sitzt meist ein Architektur- oder Bauleitungsbüro mit demselben Postfach-Problem, beschrieben unter Vectoryon für Architektur.
Alle fünf Arbeiten laufen im selben Workspace. Den Zusammenhang zwischen Rapport, Rechnung, Offerte und Mail hält die gemeinsame Projekttabelle. Wer fragt, was bei der Baustelle Rütistrasse noch offen ist, erhält Rapporte ohne Visum, unbezahlte Rechnungen und ausstehende Lieferungen in einer Antwort.
Nichts verlässt den Betrieb ohne Freigabe durch einen Menschen. Jede Aktion ist protokolliert: welches Foto gelesen, welche Preisliste verwendet, welcher Entwurf erstellt wurde. Der Betrieb kann jeden Schritt nachvollziehen.
Was die Handwerkersoftware nicht löst: fünf Fälle für KI im Handwerk
Oben steht, was jeden Tag anfällt. Die fünf Fälle hier zählen bei Verträgen, im Streit und bei Ausschreibungen: Werkvertrag, Nachtrag, Mängelrüge, Submission, Lehrvertrag. Rapporte, Rechnungen und Buchhaltung führt weiterhin die Handwerkersoftware, etwa bexio, Sorba oder Abacus.
Der Werkvertrag der Bauleitung oder des Generalunternehmers
Vectoryon legt ihn neben deine Offerte und deine Bedingungen und listet jede Abweichung bei Zahlungsfristen, Rückbehalt, Konventionalstrafe und Garantiefrist. Mängelklauseln prüft er gegen das Gesetz: Nach Artikel 367 Absatz 1bis OR beträgt die Rügefrist bei einem unbeweglichen Werk seit dem 1. Januar 2026 60 Tage, nach Artikel 371 Absatz 2 OR verjähren Mängelansprüche fünf Jahre nach der Abnahme. Daraus entsteht ein Gegenvorschlag. Was du annimmst und unterschreibst, entscheidest du.
Der Nachtrag
Ändert die Bauleitung per Mail oder Plan die Bestellung, erkennt der Assistent die Änderung und sammelt die Belege: Rapporte mit Visum, Planstände, Mailverlauf. Unterzeichnete Regierapporte gelten nach dem Urteil 4A_377/2021 des Bundesgerichts als Anerkennung der ausgeführten Arbeit, darum verweist der Entwurf der Nachtragsofferte auf jeden Rapport einzeln. Preis und Einreichung bestimmt der Inhaber.
Die Mängelrüge des Bauherrn
Neben Rapporte, Fotos, Abnahmeprotokoll und Vertrag gelegt, wird jeder Punkt eingeordnet: anerkannt, bestritten oder offen. Vermerkt werden die Daten von Abnahme und Rüge, denn nach Artikel 370 Absatz 4 OR sind Mängel eines unbeweglichen Werks, die bei der Abnahme nicht erkennbar waren, innert 60 Tagen nach der Entdeckung anzuzeigen. Daraus entsteht ein Antwortentwurf. Wer welchen Mangel behebt, entscheidet der Inhaber.
Die Submission
Nach Artikel 26 IVöB stellt die Vergabestelle sicher, dass Anbieter Steuern und Sozialversicherungsbeiträge bezahlt haben und nach Artikel 12 Arbeitsschutz, Arbeitsbedingungen und Lohngleichheit einhalten, und gibt in den Ausschreibungsunterlagen bekannt, wann welche Nachweise einzureichen sind. Aus den Unterlagen listet der Assistent die geforderten Nachweise, Formulare und Termine und gleicht sie mit den Dokumenten des Betriebs ab, etwa Betreibungsauszug, Bestätigung der Sozialversicherung und Referenzen. Fehlendes markiert er. Der Bauführer holt die Dokumente, der Inhaber unterschreibt das Angebot.
Der Lehrvertrag
Nach Artikel 344a OR braucht er die Schriftform und regelt Art und Dauer der Bildung, Lohn, Probezeit, Arbeitszeit und Ferien, die Probezeit beträgt einen bis drei Monate. Nach Artikel 14 Absatz 3 BBG genehmigt ihn die kantonale Behörde. Gegen diese Punkte wird der Entwurf geprüft, fehlende Angaben stehen in einer Liste. Unterschrift und Einreichung beim Kanton macht der Inhaber.
Regie-Rapporte und Offerten: wo im Handwerksbetrieb Geld liegen bleibt
Zwei Stellen kosten Handwerksbetriebe in der Schweiz regelmässig Geld, ohne dass jemand schlecht gearbeitet hat: der Regie-Rapport ohne Unterschrift und die Offerte, die niemand nachfasst.
Zum Rapport. Die SIA-Norm 118 verlangt, dass Regiearbeiten lückenlos dokumentiert und gegengezeichnet werden. Bauenschweiz hält in seinem Positionspapier zur SIA 118 fest, dass die Bauleitung Regierapporte unverzüglich prüft und innert sieben Tagen unterzeichnet. Das Bundesgericht hat 2022 entschieden, dass unterzeichnete Regierapporte als Anerkennung der ausgeführten Arbeit gelten (Urteil 4A_377/2021). Umgekehrt heisst das: Ein Rapport ohne Visum ist im Streit um die Schlussrechnung wenig wert.
Vectoryon setzt an drei Punkten an. Der Rapport wird am Tag der Arbeit fotografiert und hochgeladen. Die Rapport-Tabelle zeigt pro Projekt, welche Rapporte ein Visum haben und welche nicht. Eine Automation erinnert nach sieben Tagen an fehlende Unterschriften und legt die Mail an die Bauleitung als Entwurf bereit. Die Unterschrift selbst holt weiterhin der Mensch.
Zur Offerte. Wer nach dem Versand nicht nachfasst, überlässt die Entscheidung dem Zufall. Laut dem Fachmedium elektro.net werden in Deutschland über 60 Prozent der Handwerkerangebote nie aktiv nachgefasst. Für die Schweiz gibt es keine unabhängige Zahl. Der Mechanismus ist derselbe: Die Offerte ist raus, die nächste Baustelle ruft, der Anruf bleibt liegen.
Im Vectoryon Workspace führt eine Tabelle alle versendeten Offerten. Nach fünf Tagen ohne Antwort entsteht ein Nachfass-Entwurf. Nach der Antwort wechselt der Status. Der Inhaber sieht am Morgen, welche drei Offerten heute einen Anruf brauchen. Beide Erinnerungen, an den Rapport und an die Offerte, laufen in Vectoryon als Automation nach festem Zeitplan.
Integrationen
Outlook
Lieferbestätigungen, Terminverschiebungen und Kundenfragen dem Projekt zuordnen
Tabellen
Rapporte, Offerten und Fristen pro Baustelle mit Status führen
Automationen
Offene Offerten und Rapporte ohne Visum automatisch nachfassen
Woher die Daten kommen
Vier Quellen nutzt Vectoryon im Handwerksbetrieb.
Hochgeladene Dateien: Preisliste als Excel, Offert- und Rechnungsvorlage als Word, frühere Offerten als PDF, Fotos von Rapporten und Lieferscheinen. Alle werden durchsuchbar. Eine Frage wie "Was haben wir der Bauleitung Meier für den Boilerersatz offeriert?" wird aus diesen Dateien beantwortet.
Microsoft 365: Outlook-Postfach, Kalender, Teams und die SharePoint-Ablage werden über die Graph-Schnittstelle angebunden. Der Zugriff läuft über OAuth. Der Betrieb erteilt die Berechtigung und kann sie jederzeit entziehen.
Tabellen im Workspace: Projekte, Rapporte, Offerten, Fristen. Der Betrieb legt sie an, der Assistent füllt und liest sie.
Zeiterfassung: eigene Positionen für Bürozeit und Projektzeit. Sie zeigt, wie viel Zeit das Büro pro Projekt kostet. Die gesetzliche Arbeitszeitkontrolle nach GAV bleibt in der Branchensoftware.
Gespeichert wird alles in Zürich. Welche Sprachmodelle laufen, wird pro Firma freigeschaltet; wer nur Modelle in der Schweiz will, bekommt nur diese. Für Kundenadressen und Baustellenfotos gilt das revidierte Datenschutzgesetz, mehr im Beitrag KI und Datenschutz in der Schweiz. Welche Dienstleister beteiligt sind, steht in der Datenschutzerklärung.
Ein Punkt vorab: Brauchbare Offertentwürfe hängen an der Preisliste. Ein Betrieb mit gepflegter Positionsliste hat diese Grundlage, ein Betrieb mit Preisen im Kopf erfasst sie zuerst.
Was die Einführung kostet
Ein Platz im Vectoryon Workspace kostet CHF 49 pro Person und Monat, mit Assistent, Craft, Tabellen, Automationen und Microsoft-365-Anbindung. Was das für den ganzen Betrieb ergibt, steht auf der Seite Preise.
Dazu kommt die Einrichtung. Ein Handwerksbetrieb braucht drei Dinge: die Preisliste als Datei, die Offert- und Rechnungsvorlage als Word, und eine Person, die die Entwürfe freigibt. Wer die Kalkulation auf Papier führt, erfasst sie zuerst.
Wie viel Aufwand die Einrichtung macht, hängt am Zustand der Preisliste. Darum gibt es dafür keinen Pauschalpreis. Die Begleitung ist Teil des Angebots: Vorlagen und Abläufe des Betriebs richten wir gemeinsam mit ihm ein.
Die bestehende Handwerkersoftware bleibt. Vectoryon ersetzt weder bexio noch Abacus noch Messerli. Es arbeitet daneben. Der Zugang zu Microsoft 365 wird einmal per OAuth erteilt und lässt sich jederzeit widerrufen. Ein Kündigungsrisiko für laufende Softwareverträge entsteht nicht.
Wo die Grenzen liegen
Vectoryon bereitet vor, der Betrieb entscheidet und handelt. Diese Punkte bleiben ausserhalb:
Unterschrift: Das Visum der Bauleitung auf dem Regie-Rapport bleibt Sache des Menschen, auf Papier oder in der Bau-App. Vectoryon erinnert daran, mehr nicht.
Schlechte Fotos: Ein Rapport, der bei Regen fotografiert wurde, wird teilweise erkannt und markiert. Für die Erkennungsgenauigkeit gibt es keine Garantie. Der Mensch prüft jede Zeile.
Buchhaltung: QR-Rechnung, MWST-Abrechnung, Lohn und Hauptbuch bleiben in bexio, Abacus, Messerli oder beim Treuhänder. Die GAV-konforme Arbeitszeitkontrolle mit Pausen, Wegzeit und Zuschlägen bleibt in der Branchensoftware.
Material: Eine Schnittstelle zu den Shops der Grosshändler gibt es nicht. Eine Bestell-Mail lässt sich entwerfen, die Bestellung löst der Mensch aus.
Meldungen: Die Suva-Meldung 14 Tage vor einer Asbestsanierung und die Meldungen an die Paritätische Kommission laufen über deren Online-Formulare. Vectoryon führt die Frist im Kalender und füllt das Sicherheitskonzept aus der Vorlage vor. Die fachliche Prüfung und die Einreichung macht der Betrieb.
Einsatzplanung: Wer wann auf welcher Baustelle ist, bleibt in der Dispositions-Software oder in Excel.
Rechtsauskunft: Bei der Frage, ob eine Rechnung über der Offerte zulässig ist, entwirft der Assistent die Antwort aus der eigenen Offerte und den AGB. Ob Art. 373 OR greift, entscheidet im Streitfall ein Jurist.
Häufige Fragen
Kann der Assistent unseren handgeschriebenen Regie-Rapport lesen?
Ja, vom Foto. Datum, Stunden, Material und Projekt werden in die Rapport-Tabelle übertragen. Unleserliche Stellen werden markiert, der Mensch prüft jede Zeile.
Ersetzt Vectoryon unsere Handwerkersoftware oder bexio?
Nein. Buchhaltung, QR-Rechnung, Lohn und GAV-konforme Zeitkontrolle bleiben dort. Vectoryon bereitet Entwürfe vor und arbeitet daneben.
Was passiert, wenn die Bauleitung einen Termin verschiebt?
Vectoryon erkennt die Mail in Outlook, schlägt den neuen Kalendereintrag vor und entwirft die Antwort an den Kunden und die Info ans Team. Gesendet wird nach Freigabe.
Woher nimmt der Assistent die Preise für die Offerte?
Aus der hochgeladenen Preisliste des Betriebs. Positionen ohne hinterlegten Preis bleiben leer und werden markiert. Preise schätzt das System nicht.
Wo liegen die Daten, wenn wir Baustellenfotos und Kundenadressen hochladen?
Fotos und Adressen liegen in Zürich und werden nach dem revidierten Datenschutzgesetz verarbeitet. Welche Sprachmodelle laufen, wird pro Firma freigeschaltet; wer nur Modelle in der Schweiz will, bekommt nur diese. Der Microsoft-365-Zugang läuft über OAuth und lässt sich jederzeit widerrufen.
Was braucht es, damit brauchbare Offertentwürfe entstehen?
Eine Preisliste als Datei und die Word-Vorlage des Betriebs. Ohne erfasste Preise kommt zuerst die Erfassung. Die Entwürfe sind so genau wie diese Liste.
Kann Vectoryon einen Nachtrag gegenüber der Bauleitung begründen?
Vorbereiten, ja. Aus Rapporten, Plänen und Mails stellt der Assistent die Belege zusammen und schreibt einen Entwurf der Nachtragsofferte mit Verweis auf jedes Dokument. Den Preis legt der Inhaber fest, und er reicht den Nachtrag ein.
Quellen
Die Zahlen auf dieser Seite stammen aus diesen Quellen.
- 1EIT.swiss, Wirtschaftsdaten Elektrobranche 2024
- 2Bauenschweiz, Positionspapier zur SIA 118
- 3Bundesgericht, Urteil 4A_377/2021
- 4elektro.net, Angebotsprozess im Handwerk (2024)
- 5LAW.CH, Vergütung von Regiearbeiten nach SIA 118
- 6Suva, meldepflichtige Bauarbeiten
- 7SRF Kassensturz, Rechnung höher als Offerte (Art. 373 OR)
- 8Obligationenrecht Art. 367, 370 und 371, Mängelrüge und Verjährung beim Werkvertrag (Fedlex)
- 9Obligationenrecht Art. 344a, Lehrvertrag (Fedlex)
- 10Berufsbildungsgesetz BBG Art. 14, Lehrvertrag (Fedlex)
- 11BPUK, IVöB 2019 Art. 12 und 26, Teilnahmebedingungen
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