Vectoryon pour communes et administrations
IA pour communes, cantons et administrations
Préparer des réponses aux courriels, proposer des rendez-vous, résumer des dossiers, rédiger des procès-verbaux. Les décisions et les signatures restent chez les personnes compétentes.
Données à Zurich, modèles de langage activés par administration, droits par personne depuis Microsoft 365
Chez Vectoryon, l’IA dans l’administration publique désigne un assistant qui lit les courriels, les documents de séance et les dossiers d’une commune ou d’un service, les résume et prépare des projets, tandis que la décision et la signature restent chez les collaboratrices et collaborateurs. Vectoryon est un espace de travail IA pour les organisations suisses, à CHF 49 par personne et par mois. Les données sont stockées à Zurich. Les modèles de langage utilisés sont activés par administration; qui veut uniquement des modèles en Suisse n’obtient que ceux-ci.
2110
communes politiques au 1er janvier 2026
Office fédéral de la statistique
1478
communes, soit environ 70 pour cent, sont membres de l’Association des Communes Suisses
Association des Communes Suisses
Assistant d’administration
Lit courriels et documents de séance, les résume, propose des rendez-vous et rédige réponses et procès-verbaux à partir des modèles de l’administration
Résumé par affaire, proposition de rendez-vous dans le calendrier, projet soumis à validation
- 1.Lire les documents de la prochaine séance de la commission des constructions et les résumer par objet
- 2.Rédiger un projet de procès-verbal dans le modèle de la commune à partir des notes de la dernière séance
- 3.Répondre à la demande d’une habitante, sous forme de projet tiré du modèle de réponse
- 4.La collaboratrice vérifie le procès-verbal et la réponse, puis valide
- 5.Le courriel ne part qu’après validation
IA dans l’administration: ce que l’assistant prend en charge en commune, au canton et dans les services
Le premier travail est la messagerie. Les demandes d’habitants, d’entreprises et d’autres services arrivent par courriel. L’assistant IA de Vectoryon lit le message, résume la demande et rédige une réponse à partir des modèles de l’administration. La réponse ne part qu’après vérification et validation par la collaboratrice responsable. Rien ne part avant.
Le deuxième travail concerne les documents de séance. Avant une séance du conseil communal ou d’une commission, les propositions, rapports et prises de position sont disponibles en PDF. L’assistant les résume par objet, avec un renvoi vers le document et la page d’où provient chaque indication.
Le troisième travail est le procès-verbal de séance. À partir des notes d’une séance, l’assistant rédige un projet de procès-verbal dans le modèle de l’administration, avec les décisions, les responsables et les points ouverts. La personne qui tient le procès-verbal le vérifie et complète ce qui manque. Le procès-verbal approuvé reste l’affaire de l’organe.
Le quatrième travail est le calendrier. L’assistant propose des rendez-vous pour les entretiens et les séances dans le calendrier Outlook de la personne responsable et rassemble les points ouverts avant la séance suivante.
Le cinquième travail est la recherche dans les documents internes. Qui veut savoir quel règlement la commune applique à l’utilisation de la salle polyvalente pose la question en langage courant et reçoit la réponse avec un renvoi vers le document.
Les droits viennent de Microsoft 365. Qui ne peut pas ouvrir la boîte de l’administration fiscale n’en obtient rien non plus par l’assistant. Chaque étape est journalisée: quel document a été lu, quel projet a été créé, qui a validé.
Ce que le logiciel communal ne règle pas: cinq cas pour l’IA dans l’administration publique
Le logiciel communal gère les affaires, les procès-verbaux et les délais. Les cas suivants portent sur des documents qu’une administration doit examiner, comparer, motiver et traiter.
La demande de permis de construire
Dans le canton de Zurich, l’autorité locale des constructions vérifie au préalable, selon le § 313 alinéa 1 de la loi zurichoise sur l’aménagement et les constructions (PBG), si les pièces sont conformes aux prescriptions et suffisent pour statuer; sinon, elle en ordonne la modification ou le complément. L’assistant compare les plans et formulaires déposés avec la liste cantonale des pièces requises et le règlement communal des constructions et des zones, liste les pièces manquantes et rédige un projet de demande de compléments. La personne responsable au service des constructions contrôle la liste, l’autorité ordonne le complément. Les autres cantons règlent cet examen dans leur propre droit des constructions.
L’opposition à une décision
L’assistant lit l’opposition, rattache chaque grief aux pièces du dossier concernées et rédige un projet de décision sur opposition avec motivation et indication des voies de droit. Pour les autorités fédérales, l’article 35 PA exige qu’une décision écrite soit motivée et indique le moyen de droit, l’autorité de recours et le délai. Pour les communes et les cantons, la procédure administrative cantonale s’applique. L’appréciation, la décision et la signature restent à l’autorité compétente.
Les marchés publics
Selon l’article 27 alinéa 1 AIMP, l’adjudicateur fixe de manière exhaustive les critères d’aptitude dans l’appel d’offres ou les documents d’appel d’offres; selon l’article 29 alinéa 3, il indique les critères d’adjudication et leur pondération. L’assistant présente les offres reçues dans un tableau en regard de ces critères et signale les justificatifs manquants, avec renvoi à la page de l’offre. L’évaluation et l’adjudication relèvent de l’autorité adjudicatrice.
La demande d’accès aux documents officiels
L’assistant recherche les documents concernés, signale les passages contenant des données personnelles ou un motif possible de secret et rédige un projet de réponse. Pour l’administration fédérale, un délai s’applique selon l’article 12 LTrans; les cantons et les communes ont leurs propres lois sur la transparence. Le service compétent décide de ce qui est caviardé et de l’octroi de l’accès.
La participation à l’aménagement local
Selon l’article 4 alinéa 2 LAT, les autorités chargées de l’aménagement veillent à ce que la population puisse participer de manière adéquate à l’établissement des plans. Lors d’une révision du règlement des constructions et des zones ou d’un nouveau règlement, des habitants, des partis et des associations envoient leurs prises de position. L’assistant rattache chaque contribution à l’article ou au secteur du plan concerné, regroupe les arguments identiques, les compte et rédige un projet de rapport de participation. Le conseil communal décide de la suite donnée aux contributions.
Secret de fonction et droit cantonal de la protection des données: ce qu’une commune clarifie avant d’utiliser l’IA
Les membres d’une autorité et les fonctionnaires sont soumis au secret de fonction selon l’article 320 du Code pénal. Pour le traitement de données personnelles par les communes et les cantons, c’est le droit cantonal sur l’information et la protection des données qui s’applique. La loi fédérale sur la protection des données, avec son article 9 sur la sous-traitance, s’applique aux organes fédéraux et aux personnes privées.
Les questions à examiner sont donc cantonales. Quel service doit autoriser le recours à un prestataire externe? Faut-il associer l’autorité cantonale de protection des données? Quelles données peuvent être traitées en dehors de l’informatique propre? Qui charge des dossiers dans un service de chat librement accessible n’a répondu à aucune de ces questions.
Chez Vectoryon, les données sont stockées à Zurich. Les modèles de langage utilisés sont activés par administration; qui veut uniquement des modèles en Suisse n’obtient que ceux-ci. Seuls l’hébergement de ce site, la statistique de visites du site et la recherche web tournent dans l’UE. Sur demande, Vectoryon conclut des accords de confidentialité et de sous-traitance, la liste des prestataires figure dans la déclaration de protection des données. Le cadre juridique est expliqué sous Intelligence artificielle en Suisse.
ChatGPT dans l’administration, logiciel communal et espace de travail IA
Qui utilise ChatGPT ou un service semblable dans une administration pour une lettre ou un résumé peut le faire pour des textes sans données personnelles. Dès qu’une demande contient un nom, une adresse ou un fait tiré d’un dossier, un compte privé n’offre ni contrat de sous-traitance ni maîtrise du lieu des données. Plus de détails sous ChatGPT et protection des données.
Le logiciel communal est autre chose. Il gère les applications métier: contrôle des habitants, impôts, finances, police des constructions, gestion des affaires. Vectoryon ne remplace aucun de ces programmes et n’y intervient pas.
Vectoryon travaille à côté, sur les courriels, le calendrier et les documents de Microsoft 365 et sur les documents téléversés. L’assistant prépare le travail de bureau autour d’une affaire: réponses, résumés, procès-verbaux, rendez-vous. Un usage typique: le matin, l’assistant résume les nouvelles entrées dans la messagerie d’un service et liste ce qui demande une réponse. Le fonctionnement d’un agent IA avec ses outils est décrit sous Agents IA.
Les communes en chiffres: 2110 administrations soumises au droit cantonal
Au 1er janvier 2026, l’Office fédéral de la statistique comptait 2110 communes politiques. L’Association des Communes Suisses annonce en début d’année cinq communes de moins qu’à fin 2025. 1478 communes, soit environ 70 pour cent, sont membres de l’association.
Les affaires se ressemblent: demandes de la population, séances du conseil communal et des commissions, procès-verbaux, règlements. Mais les règles sur la protection des données et la transparence sont fixées par chaque canton. Ce qu’une commune peut faire dans un canton ne vaut pas forcément pour une commune du canton voisin.
Pour l’administration fédérale, la loi sur la transparence (LTrans) fixe un rythme. Selon l’article 12, l’autorité prend position sur une demande d’accès à des documents officiels aussitôt que possible, au plus tard dans un délai de 20 jours. Ce délai peut exceptionnellement être prolongé de 20 jours. Cantons et communes ont leurs propres règles de transparence.
Exemple chiffré: les documents pour la séance du conseil communal
Hypothèses de l’exemple: la séance a lieu un mardi, les documents comptent 8 objets à l’ordre du jour pour 60 pages au total. Les chiffres sont choisis, pas mesurés.
Étape 1, le jeudi précédent: la secrétaire communale dépose propositions, rapports et prises de position en PDF dans le dossier de séance sur SharePoint.
Étape 2: l’assistant résume chaque objet avec la proposition et les questions ouvertes, chaque indication avec renvoi à la page. Les 60 pages deviennent 8 résumés.
Étape 3: il propose dans le calendrier Outlook une séance préparatoire avec la présidence.
Étape 4, après la séance: un projet de procès-verbal naît des notes, dans le modèle de la commune, avec décisions, responsables et points ouverts.
Étape 5: la secrétaire communale vérifie et complète. Le procès-verbal est approuvé par l’organe.
Si quelqu’un lit 60 pages à raison de 2 minutes par page, hypothèse comprise, cela fait 120 minutes. La part que les résumés remplacent dépend du niveau de lecture des originaux exigé par l’organe. Chaque commune en juge elle-même.
Intégrations
Outlook
Demandes et correspondance via l’interface Graph
Calendrier
Séances et rendez-vous dans le calendrier Outlook
Modèles
Procès-verbaux, réponses et notes de dossier de l’administration
D’où viennent les données
Dans une administration, l’assistant travaille avec les boîtes, calendriers et classements de Microsoft 365, reliés par l’interface Graph avec OAuth. L’accès peut être retiré à tout moment. S’y ajoutent les documents de séance, règlements et demandes chargés en PDF, Word ou Excel, ainsi que les modèles de l’administration.
Les applications métier comme le contrôle des habitants, les impôts ou la gestion des affaires ne sont pas reliées. Leurs données n’arrivent dans l’espace de travail que par un export que quelqu’un charge délibérément.
Ce que cela coûte
Vectoryon coûte CHF 49 par personne et par mois. L’assistant, les modèles, les tableaux, les automatisations et le raccordement à Microsoft 365 sont inclus. La page Tarifs calcule le total pour un service ou toute une administration.
Dans une administration, la mise en place dépend des modèles de procès-verbaux et de réponses et de l’attribution des droits par service. Nous n’indiquons pas de forfait, car une commune de quelques collaborateurs et un office cantonal sont organisés trop différemment.
Où sont les limites
Vectoryon ne rend pas de décisions et ne tranche rien. Décision, prononcé et signature relèvent de la personne ou de l’autorité compétente.
Contrôle des habitants, impôts, finances et gestion des affaires restent dans les applications métier prévues à cet effet.
Un modèle de langage peut se tromper. Chaque indication renvoie donc à sa source, et aucune réponse aux habitants, entreprises ou autorités ne part sans validation humaine.
Chaque organisation clarifie selon son droit si elle peut utiliser un service comme Vectoryon.
Questions fréquentes
Une commune peut-elle utiliser ChatGPT?
Pour des textes sans données personnelles, oui. Avec un compte privé ou gratuit, il manque pour les dossiers contenant des données personnelles le contrat de sous-traitance et la maîtrise du lieu des données. Le droit cantonal règle le cas particulier.
Quel droit de la protection des données s’applique à une commune?
Le droit cantonal sur l’information et la protection des données. La loi fédérale s’applique aux organes fédéraux et aux personnes privées. Le secret de fonction selon l’art. 320 CP vaut dans toute la Suisse.
Où tourne l’IA de Vectoryon?
Les données sont stockées à Zurich. Les modèles de langage utilisés sont activés par administration. Qui veut uniquement des modèles en Suisse n’obtient que ceux-ci. Seuls l’hébergement du site, la statistique de visites du site et la recherche web tournent dans l’UE.
Vectoryon signe-t-il un accord de confidentialité?
Sur demande, Vectoryon conclut des accords de confidentialité et de sous-traitance.
L’assistant rédige-t-il les procès-verbaux de séance?
À partir de notes, un projet de procès-verbal naît dans le modèle de l’administration, avec décisions, responsables et points ouverts. La personne qui tient le procès-verbal vérifie et complète.
Chaque service ne voit-il que ses propres affaires?
Oui, dans la mesure où les droits sont attribués ainsi dans Microsoft 365. L’assistant reprend les droits de chaque personne et ne voit que ce qu’elle peut ouvrir.
Vectoryon peut-il vérifier qu’une demande de permis de construire est complète?
Il peut préparer ce contrôle. L’assistant compare les pièces déposées avec la liste cantonale des pièces requises et le règlement communal des constructions et des zones, liste ce qui manque et rédige un projet de demande de compléments. L’autorité des constructions décide si le dossier est complet et quels compléments sont exigés.
Sources
Les chiffres de cette page proviennent de ces sources.
- 1Code pénal art. 320, violation du secret de fonction (Fedlex)
- 2Loi sur la protection des données art. 9, traitement par un sous-traitant (Fedlex)
- 3Loi sur la transparence LTrans art. 12, prise de position de l’autorité (Fedlex)
- 4OFS, Les 2110 communes de Suisse au 1.1.2026
- 5Association des Communes Suisses, statistique des communes 2026 (en allemand)
- 6Loi zurichoise sur l’aménagement et les constructions PBG § 313, examen préalable de la demande (ZH-Lex, en allemand)
- 7Loi fédérale sur la procédure administrative PA art. 35, motivation et indication des voies de droit (Fedlex)
- 8AIMP 2019 art. 27 et art. 29, critères d’aptitude et critères d’adjudication (DTAP)
- 9Loi sur l’aménagement du territoire LAT art. 4, information et participation (Fedlex)
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