IA pour études d’avocats et notariats

Assistant d’étude

Lit écritures et courriels, les attribue au dossier, propose les délais, rédige les courriers

Résumé par entrée, proposition de délai dans le calendrier, projet au client soumis à validation

1. 1.Lire la nouvelle demande en justice dans l’affaire Keller et résumer les conclusions
2. 2.Proposer le délai mentionné dans l’écriture comme rendez-vous dans le calendrier Outlook
3. 3.Préparer un courriel au client et un projet de prise de position à partir du modèle
4. 4.L’avocate vérifie le délai et le texte, puis valide
5. 5.Le courriel ne part au client qu’après validation

IA pour avocats: ce que l’assistant prend en charge à l’étude et au notariat

Le premier travail est l’entrée. L’assistant IA de Vectoryon lit une demande en justice ou un courrier adverse reçu par courriel, l’attribue au dossier et résume les conclusions, la motivation et les délais mentionnés, avec un renvoi vers la page d’où provient chaque indication.

Le deuxième travail est le délai. L’assistant reprend le délai mentionné dans l’écriture comme proposition de rendez-vous dans le calendrier Outlook de la personne responsable. Le calcul et le contrôle du délai restent chez l’avocate, la proposition est un rappel, pas un registre des délais.

Le troisième travail est le courrier aux clients. À partir des modèles de l’étude, l’assistant prépare un courriel au client sur l’état de l’affaire ou un projet de prise de position. L’avocate lit, corrige et valide. Rien ne part avant.

Au notariat, le principe est le même: rassembler les pièces d’une vente immobilière ou d’une constitution de société, demander au client les documents manquants, proposer les rendez-vous d’instrumentation, préparer des projets d’actes à partir de modèles. L’instrumentation et la signature restent chez le notaire.

Qui n’a pas accès au dossier d’un mandat dans Microsoft 365 n’obtient pas non plus de résumé de l’assistant. Chaque validation figure au journal avec l’heure et le nom.

Ce que le logiciel d’étude ne règle pas: cinq cas pour l’IA dans l’étude d’avocats

Le logiciel d’étude gère les dossiers, les délais et les prestations. Les cas suivants portent sur des documents qu’il faut lire, comparer et auxquels il faut répondre.

1. 1

   Le mémoire de la partie adverse

   Une réponse ou une réplique arrive en PDF. Selon l’art. 222, al. 2, CPC, le défendeur expose quels faits allégués dans la demande sont reconnus ou contestés. L’assistant compare le mémoire avec vos pièces et vos écritures antérieures et liste les contradictions, les points non contestés et les allégations sans moyen de preuve, chaque fois avec le renvoi à la page. Il en tire un projet de détermination avec renvoi aux pièces. Vous appréciez le mémoire, retravaillez le projet et signez.

2. 2

   Le bordereau de preuves

   Selon l’art. 221, al. 1, let. e, CPC, la demande indique pour chaque allégation les moyens de preuve proposés, et selon l’al. 2, let. d, un bordereau des preuves invoquées y est joint. L’assistant numérote les pièces du dossier, attribue un moyen de preuve à chaque allégation du projet et signale les allégations sans pièce. Vous décidez quelles preuves vous offrez et comblez les lacunes.

3. 3

   Le projet de contrat de la partie adverse

   L’assistant le compare au modèle de l’étude, liste chaque écart et chaque clause manquante et propose une formulation. Un exemple est la prohibition de faire concurrence dans le contrat de travail: selon l’art. 340, al. 1, CO, elle exige la forme écrite, et selon l’art. 340a, al. 1, CO, elle doit être limitée convenablement quant au lieu, au temps et au genre d’affaires et ne peut excéder trois ans qu’en cas de circonstances particulières. Vous jugez si la clause tient dans le cas concret.

4. 4

   La note d’honoraires

   Selon l’art. 12, let. i, LLCA, l’avocat informe son client des modalités de facturation et le renseigne périodiquement ou à sa demande sur le montant des honoraires dus. Selon l’art. 400, al. 1, CO, le mandataire rend compte de sa gestion à la demande du mandant. L’assistant compare le projet de note avec l’export de la saisie des prestations et la convention d’honoraires et liste les postes sans saisie, les doublons et les tarifs horaires divergents. Vous corrigez la note et la validez.

5. 5

   La constitution d’une Sàrl au notariat

   L’art. 71, al. 1, de l’ordonnance sur le registre du commerce énumère les pièces justificatives de la réquisition, dont les statuts, la preuve que les gérants ont accepté leur nomination et, en cas de libération en espèces, l’attestation de la banque. L’assistant contrôle les documents reçus par rapport à cette liste et à la check-list du notariat et rédige un projet de courriel au client avec les documents manquants. L’instrumentation et la réquisition au registre du commerce restent chez le notaire.

Secret professionnel selon l’art. 13 LLCA: ce qu’une étude doit obtenir par écrit du fournisseur d’IA

L’article 13 de la loi sur les avocats (LLCA) est formulé de manière stricte. L’avocat est soumis au secret professionnel pour toutes les affaires que ses clients lui confient, et cette obligation «n’est pas limitée dans le temps et est applicable à l’égard des tiers». L’alinéa 2 l’oblige à veiller à ce que ses auxiliaires respectent ce secret. L’article 321 du Code pénal punit la violation et cite expressément les avocats, les défenseurs en justice et les notaires.

Pour un service d’IA, il en découle une question tirée de la loi sur la protection des données. Selon l’article 9, alinéa 1 LPD, une étude ne peut confier un traitement à un sous-traitant que si aucune obligation légale ou contractuelle de garder le secret ne l’interdit. Un service de chat librement accessible et sans contrat ne remplit pas cette condition, car personne n’y est lié au secret de l’avocat en tant qu’auxiliaire.

Vectoryon signe donc une convention sur le secret professionnel selon l’article 321 CP, qui intègre Vectoryon comme auxiliaire, et un contrat de sous-traitance selon l’article 9 LPD. Les données sont stockées à Zurich. Les modèles d’IA tournent exclusivement en Suisse. L’étude vérifie elle-même si les règles professionnelles de son canton posent d’autres exigences. Le cadre juridique est expliqué sous Intelligence artificielle en Suisse.

IA juridique en Suisse: la place d’un espace de travail IA

Sous le terme d’IA juridique ou de legal tech en Suisse se rangent des outils très différents: logiciels d’étude, bases de données de jurisprudence, examen de documents pour les due diligences, modèles de contrats.

Vectoryon n’appartient à aucun de ces groupes. C’est un espace de travail IA qui travaille sur les courriels, le calendrier et les documents de l’étude. L’assistant lit ce qui se trouve dans la messagerie et dans le classement relié, et prépare le travail de bureau autour d’un mandat.

Vectoryon ne remplace pas non plus une base de données juridique. L’assistant n’a pas accès à la jurisprudence ni à la doctrine des collections payantes. Pour une recherche, l’étude utilise la base de données à laquelle elle est abonnée. Un usage typique: le matin, l’assistant résume les nouvelles entrées de tous les mandats et liste les délais proposés. Le fonctionnement d’un agent IA avec ses outils est décrit sous Agents IA.

Délais selon le CPC: ce que l’assistant propose et ce que l’étude recalcule

En procédure civile, le Code de procédure civile (CPC) règle le calcul. Selon l’article 142, un délai déclenché par une communication commence à courir le lendemain. Un délai fixé en mois expire le jour du dernier mois qui porte le même quantième. Si le dernier jour tombe un samedi, un dimanche ou un jour férié au lieu du tribunal, le délai expire le premier jour ouvrable qui suit.

S’y ajoute la suspension de l’article 145 CPC, les féries judiciaires. Les délais légaux et judiciaires ne courent pas du septième jour avant Pâques au septième jour après Pâques inclus, du 15 juillet au 15 août inclus et du 18 décembre au 2 janvier inclus. Cette suspension ne s’applique pas à la procédure de conciliation ni à la procédure sommaire.

Ces exceptions rendent un délai fragile. La proposition de l’assistant est donc une entrée d’agenda avec renvoi vers le passage du courrier, et l’étude calcule elle-même l’échéance. D’autres procédures ont leurs propres règles de délai.

Intégrations

• Outlook

  Courrier et écritures via l’interface Graph

• Calendrier

  Délais dans le calendrier Outlook

• Modèles

  Lettres et projets d’actes de l’étude

Questions fréquentes

Sources

Les chiffres de cette page proviennent de ces sources.

1. 1Code pénal art. 321, violation du secret professionnel (Fedlex)
2. 2Loi sur les avocats LLCA art. 13, secret professionnel (Fedlex)
3. 3Loi sur la protection des données art. 9, traitement par un sous-traitant (Fedlex)
4. 4Code de procédure civile art. 142 et 145, calcul et suspension des délais (Fedlex)
5. 5Code de procédure civile art. 221 et 222, contenu de la demande et de la réponse (Fedlex)
6. 6Code des obligations art. 340 et 340a, prohibition de faire concurrence (Fedlex)
7. 7Code des obligations art. 400, obligation de rendre compte du mandataire (Fedlex)
8. 8Loi sur les avocats LLCA art. 12, let. i, information sur les honoraires (Fedlex)
9. 9Ordonnance sur le registre du commerce art. 71, pièces justificatives pour la constitution d’une Sàrl (Fedlex)

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